”Något som vi är stolta över är att många av våra kunder sen 25 år tillbaka har insett det värdet som vi ger dem och växt ihop med oss. Vi gör gärna det där lilla extra för våra kunder, för vi vet att det är så vi bygger relationer som varar länge.”

Vad är dokumenthantering? 

Vi som är verksamma i 2PrintIT har jobbat professionellt inom utskriftsbranschen i flera decennier och vi har jättemånga definitioner av vad en utskrift är. Men om vi skulle slå fast och sammanfatta det i en mening hur det ser ut idag, så handlar det om följande:
Information transporteras genom olika media och punkter.

Kan jag inte bara köpa en skrivare i första bästa elektronikaffär?


Jo, det kan du självklart göra och många mindre företag börjar så och det kan fungera. Vi är mer inriktade på att både förenkla men även skapa en miljö där du effektiviserar din tillvaro. 

Generellt för oss så har det handlat om att följa med utvecklingen, till viss del leda den och alltid se hur vi kan förbättra dokumenthanteringen för våra kunder.

Detta kan ju även anknytas till vår filosofi och affärsidé, men mer konkret så handlar dokumenthantering om kunskap som vi gärna ger till våra kunder.

BJÖRN KARLSSON
VD | SÄLJARE

-Vilken skrivare eller skanner fungerar bäst till just ditt företag?

Vi på 2printit har stor erfarenhet av skrivare, skanners och MFP:er (multi functional printer) i olika miljöer. Både när det gäller själva hårdvaran men även installation av skrivare.

Vår kundbas sträcker sig allt från små kunder, med endast några enstaka datorer och skrivare, till avancerade installationer med flera tusen klienter och hundratals skrivare och MFP:er.

En av våra främsta styrkor som leverantör av både hårdvara och bra service, är att vi vill gärna ha dig som vår kund oavsett om du är liten eller stor.

I dagens verklighet där allt ska vara sömnlöst, ja i alla fall att det ska ge skenet av någon form av interoperabilitet / kompatibilitet, så är vi i framkant med produkter som Papercut, Princh, Safecom, Drivve etc.
Detta kommer att bli så uppenbart när du ska kunna skriva ut från PC, Mac, iPad, iPhone, Chromebook, Android telefon eller din tablet. Testa oss, vi löser dina utskrifter från blandade miljöer utan problem dessutom med bibehållen säkerhet. 

Sitter du på en kommun eller offentlig förvaltning? Vi vet hur komplex din it-miljö är. Bara en sådan detalj av att det är många olika integrerade system. Vi förstår att olika verksamheter ska kunna skriva ut från alla möjliga typer av enheter. Och vi har lösningen på det! Vi har hjälpt många kommuner och offentliga förvaltningar med deras scanflöden och utskrifter med ett lyckat resultat som även har gett mätbar effektivisering, för att inte tala om hur mycket enklare allt blir för alla.

Ett vanligt scenario som vi vet att flera av våra kunder har är att skanna till mail för att efter det gå till en dator och sortera in filerna i t.ex SharePoint, Onedrive eller kanske något annat filarkiv. Detta är inte effektivt.

Har ni inte ett bra system som hjälper er med skanning så lägger ni garanterat alldeles för mycket tid på att leta efter era dokument. Dokument som dessutom ofta sparas på fel plats utan indexering. Detta gör att ingen någonsin kommer att hitta dokumentet igen och kanske ännu värre någon som inte borde se dokumentet får tillgång till det när det ligger i fel mapp.

Som vi ser det, poängen med att skanna in dokument är att den som behöver det och har rätt att se det också ska hitta dokumentet igen när de behöver det på ett enkelt sätt.

Det vi har implementerat hos flera av våra kunder är ett system, som du också kan få, med en inloggning genom att enbart visa er id-tagg så kan ni skanna direkt till sin e-post, hemmakatalog och Sharepoint m.m.Givetvis till mapparna som du har rätt att skanna till.

Det som gör oss till lite av en problemlösare är att vi kan lösa så att du kan söka på all text i dina inskannade dokument direkt i SharePoint, det ingår i vår lösning. Har du Googles Drive eller någon annan molnlösning och vill ha ordning på dina skanningar så löser vi givetvis det också.

-Hur hanteras behörigheten/access till utskrifter över ett nätverk?

Här har vi tagit fram olika lösningar där du som användare kan identifiera dig med en tagg eller kort.

Kortet kan egentligen vara nästan vilket kort som helst, både att vi ger dig ett nytt kort eller ser över om du kanske redan har ett kort som ni kan använda. Det kan till exempel vara ett busskort eller kanske går du på gym och har ett gymkort. Vi kan använda nästan vad som helt som har ett inbyggt rfid-chip för att identifiera vem som står vid skrivaren och vill ha sina utskrifter eller kopior. Vi kan även styra vem som får skriva, skanna eller kopiera och vi kan även förenkla tillvaron genom att styra på vilken skrivare personen får skriva ut, skanna eller göra sina kopior. 

Detta är möjligt bara genom att personen visar maskinen sitt kort eller sin tagg. Det är nog ingen av oss som skulle kunnat tro att detta skulle vara möjligt att göra på en kopieringsmaskin när vi 1994 startade 2PrintIT och bara ordet laser gav oss stora ögon. 

Vi har även lösningar till hotell, bibliotek eller företagshotell. Det enda som behövs är internet och det bästa av allt är att det är så enkelt att använda oavsett om man har en PC, Mac, smartphone eller platta. Och det bästa av allt, vi kommer finnas vid din sida tills du säger till oss att nu kan du detta.

-Kommer du skriva ut högupplösta bilder? (Nu menar vi riktigt fina utskrifter)

Har du försökt skriva ut en bild på din hemmaskrivare på vanligt papper så vet du hur du inte ska göra. Vi har lösningar för att få kristallklara utskrifter. Det som många missar är hållbarheten, använder du fel papper / färg, så tynar färgen bort efter ett par år. 

-Hur stora utskrifter vill du kunna göra?

För det mesta så vet vi att A4 räcker. Lite större företag vill gärna ha A3 och företag inom bygg och liknande yrkesgrupper vill gärna kunna skriva ut A1 eller på löpande meter, vi har allt som behövs om du nu så skulle få feeling och vilja skriva ut tapeter! Vi är givetvis utbildade och certifierade av HP så vi kan utföra service på din storformatsskrivare / plotter när den behöver det.

Toners toshiba hp konicaminolta oki brother samsung

-Finns det någon kostnadskontroll?

Är man ett litet företag så finns det kanske inte jättemycket att spara men som en kund lite skämtsamt sa ”en sparad krona är en tjänad krona”. Men för ett stort företag, en kommun eller en riksorganisation så finns det stora pengar att spara på att se över hur förbrukningsmaterial och utskrifter hanteras.

-Ska vissa utskrifter häftas vid utskrift?

Apropå kostnadskontroll, inte bara häftas du vill säkert skriva ut på båda sidor av pappret?

-Kommer du scanna och hur vill du skanna? 

Utvecklingen inom detta har verkligen blommat ut. Tänk dig att du kan scanna mobilt med din telefon och skicka det direkt till en skrivare, helt automatiserat och du kan även få det i din mail.

-Hur hanteras / lagras de skannade dokumenten? 

Visste du att det finns automatiserade rutiner för att allt du skannar kan sorteras i mappar och som det direkt skapas en backup av? Se bara till att låsa skrivare / scanner rummet inför nästa företagsfest så blir det bäst. 

-Scanna in fakturor för elektronisk fakturahantering?

Har du märkt att dina leverantörer ber dig numera att maila fakturor till en specifik ”faktura@företagsnamnet.xx” ? Det är för att de har upptäckt fördelarna med att få allt automatiserat. Fakturan läses in digitalt, skickas till dig för en attest eller om det kommer från ett definierat företag så körs den direkt i faktureringssystemet. Vi kan både installera hela den tjänsten åt dig och erbjuda dig olika nivåer som du kan välja ifrån.

-Behöver du söka på de skannade dokumenten?

Numera kan du genom Google translate, rikta din kamera mot en skylt eller text och Google översätter allt i realtid åt dig på skärmen. Fantastisk tycker vi och det är en liknande lösning vi använder oss av för att ocr-tolka och få sökbarhet i dina inskannade dokument.