”Något som vi är stolta över är att många av våra kunder sen 25 år tillbaka har insett det värdet som vi ger dem och växt ihop med oss. Vi gör gärna det där lilla extra för våra kunder, för vi vet att det är så vi bygger relationer som varar länge.”

Vad är dokumenthantering? 

Vi som är verksamma i 2Printit har jobbat professionellt inom utskriftsbranschen i flera decennier och vi har jättemånga definitioner av vad en utskrift är. Men om vi skulle slå i saken och sammanfatta det i en mening hur det ser ut idag, så handlar det om följande:
Information transporteras genom olika media och punkter.

Kan jag inte bara köpa en skrivare på första bästa elektronikaffär?


Jo, Det kan du självklart göra och många mindre företag börjar så och det funkar ju. Vi är mer inriktade på att både förenkla men även skapa en miljö där du effektiviserar din tillvaro. 

Generellt för oss så har det handlat om att följa med utvecklingen, till viss del leda den och alltid se hur vi kan förbättra hanteringen av information för våra kunder.

Detta kan ju även anknytas till vår filosofi och affärsidé, men mer konkret så handlar dokumenthantering om kunskap som vi gärna ger till våra kunder.

BJÖRN KARLSSON
VD | SÄLJARE

-Vilken skrivare eller skanner fungerar bäst till just ditt företag?

Vi har stor erfarenhet av installationer av skrivare, skanners och MP:er i nätverk och vi har allt från små kunder, med endast några enstaka datorer och skrivare, till avancerade installationer med flera tusen klienter och hundratals skrivare och MFP:er. Hos oss är du kund oavsett om du är liten eller stor.

Självklart behöver även du kunna skriva ut från PC, Mac, iPad, iPhone, Chromebook, androidtelefon eller tablet. Testa oss, vi löser utskrifter från blandade miljöer utan problem dessutom med bibehållen säkerhet. 

Sitter du på en kommun eller offentlig förvaltning? Vi vet hur komplex din it-miljö är. Vi förstår att du har mängder av olika systemen, olika verksamheter som ska skriva ut från alla möjliga typer enheter. Det ska givetvis vara enkelt och säkert. Kontakta oss vi har hjälpt många kommuner och offentliga förvaltningar med deras skanningar och utskrifter.

Skannar ni till er mail och går sen till er dator och sortera in filerna i er SharePoint eller kanske har ni något annat filarkiv? Har ni inte ett bra system som hjälper er med skanning så lägger ni garanterat alldeles mycket tid på att skanna dokument. Dokument som dessutom ofta sparas på fel plats utan indexering. Detta gör att ingen någonsin kommer att hitta igen dokumentet igen och kanske ännu värre någon som inte borde se dokumentet får tillgång till det när det ligger i fel mapp. Poängen med att skanna in dokumentet är ju att den som behöver det och har rätt att se det ska hitta dokumentet igen när de behöver det.

Du behöver ett system som med en inloggning med hjälp av en id-tagg styr så ni kan skanna direkt till er SharePoint. Givetvis till mapparna som du har rätt att skanna till. Du vill givetvis kunna söka på all text i dina inskannade dokument direkt i SharePoint, det ingår i vår lösning. Har du Googles Drive eller någon annan molnlösning och vill ha ordning på dina skanningar så löser vi givetvis det också.

-Hur hanteras behörigheten/access till utskrifter över ett nätverk?

Här har vi tagit fram olika lösningar där du som användare kan identifiera dig med en plast-tag eller ett plastkort. Kortet kan egentligen vara nästan vilket kort som helst, Det kan till exempel vara ett busskort eller kanske går du på gym och har ett gymkort. Vi kan använda nästan vad som helt som har en inbyggt id-chip för att identifiera vem som står vid skrivaren och vill ha sina utskrifter eller kopior. Vi kan även styra vem som får skriva skanna eller kopiera och vi kan styra på vilken skrivare personen får skriva ut, skanna eller göra sina kopior.

Detta är möjligt bara genom att personen visar maskinen sitt kort eller sin tag. Det är nog ingen av oss som skulle kunnat tro att detta skulle vara möjligt att göra på en kopieringsmaskin när vi 1994 startade 2Printit.

Vi har lösningar till bibliotek och företagshotell. Vi löser också så att hotell kan erbjuda sina gäster utskrifter och kopior. Det enda som behövs är internet och det bästa av allt är att det är så enkelt att använda oavsett om man har en PC, Mac, smartphone eller platta. Alla våra lösningar är enkla att använda och kräver ingen eller minimal installation och utbildning för att använda.

-Kommer du skriva ut högupplösta bilder? (Nu menar vi riktigt fina utskrifter)

Har du försökt skriva ut en bild på din hemmaskrivare på vanligt papper så vet du hur du inte ska göra. Vi har lösningar för att få kristallklara utskrifter. Det som många missar är hållbarheten, använder du fel papper / färg, så tynar färgen bort efter ett par år. 

-Hur stora utskrifter vill du kunna göra?

För det mesta så vet vi att A4 räcker. Lite större företag vill gärna ha A3 och företag inom bygg och liknande yrkesgrupper vill gärna kunna skriva ut A1 eller på löpande meter, vi har allt som behövs om du nu så skulle få feeling och vilja skriva ut tapeter! Vi är givetvis utbildade och certifierade av HP så vi kan utföra service på din plotter när den behöver det.

-Finns det någon kostnadskontroll?

Är man ett litet företag så finns det kanske inte jättemycket att spara men som en kund lite skämtsamt sa ”en sparad krona är en tjänad krona”. Men för ett stort företag, kommun eller en riksorganisation så finns det stora pengar att spara på att se över hur förbrukningsmaterial och utskrifter hanteras.

-Ska visa utskrifter häftas vid utskrift?

Apropå kostnadskontroll, inte bara häftas, men kanske skriva på båda sidor?

-Kommer du scanna och hur vill du skanna? 

Utvecklingen inom detta har verkligen blommat ut. Tänk dig att du kan scanna mobilt med din telefon och skicka det direkt till en skrivare som är närmast dig, helt automatiserat och du får även det i ditt mail, 

-Hur hanteras/ lagras de skannade dokumenten? 

Numera så brukar företag ha en solid backup funktion som kontinuerligt sköter det. Visste du att det finns automatiserade rutiner för att allt du skannar kan sorteras i mappar och direkt skapas backup av? Se bara till att låsa skrivare, scanner rummet inför nästa företagsfest så blir det bäst. 

-Scanna in fakturor för elektronisk fakturahantering?

Har du märkt att dina leverantörer ber dig numera att maila fakturor till en specifik ”faktura@företagsnamnet.xx” ? Det är för att de har upptäck tjusningen med att få allt automatiserat. Fakturan läses in digitalt, skickas till dig för ett OK eller om det kommer från ett specifikt företag så körs den direkt i faktureringssystemet och allt känns rätt så halleluja.  Vi kan både installera hela den tjänsten åt dig och erbjuda dig olika nivåer som du kan välja ifrån.

-Behöver du söka  på de skannade dokumenten?

Numera kan du genom Google translate, rikta din kamera mot en utländsk-skylt eller va som och Google översätter allt i realtid åt dig på skärmen. Fantastisk tycker vi och det är liknande lösning vi använder oss av för att kunna hjälpa dig söka genom dina inskannade dokument.